Бесплатная консультация юриста
Круглосуточно
Звоните сейчас!
+7 (499) 322-26-53

Не забудьте по из командировки сдать документы

Если что, по-простому (совсем по-простому) падежи – это окончания слов, благодаря которым мы связываем их в словосочетания и предложения. Это те, которые отвечают на всякие вопросы: кто? что? кого? чего? кому? чему? и т.д. Вспомнили? Так вот, некоторые из них частенько поступают с вами очень некрасиво (ну, или вы с ними :)).

Особым «коварством» отличается предложный падеж. Не верите? Тогда скажите, как правильно говорить и писать:

  • по окончаниювуза или по окончаниивуза;
  • по завершенииработ или по завершениюработ;
  • по приездув город или по приездев город;
  • по истечениисрока или по истечениюсрока;
  • по прилетеиз командировки или по прилетуиз командировки;
  • по прибытиина место или по прибытиюна место;
  • по возвращениюс работы или по возвращениис работы?

Если засомневались, давайте разбираться. Собственно, разбираться-то не в чем. Нужно просто хорошенько запомнить:

Имена существительные, употребляемые в предложном падеже (на ком? на чем? о ком? о чем? при ком? при чем? в ком? в чем?) с предлогом ПО, имеют окончания , .

Таким образом, единственно правильными вариантами произношения и написания являются:

Маленький вспомогательно-распознавательный нюанс: в таких словосочетаниях предлог ПО всегда можно заменить словом ПОСЛЕ: по окончании вуза – после окончания вуза; по приездепосле приезда; по возвращениипосле возвращения и т.д.

Для налоговых целей имеют значение несколько аспектов, связанных с командировками. В первую очередь — отнесение затрат на расходы по налогу на прибыль, включая правильное документальное подтверждение. Не менее важны тонкости отнесения выплат, связанных с командировкой работников, к облагаемым или не облагаемым НДФЛ.

Основным документом, помимо норм ТК РФ и НК РФ, регламентирующим вопросы, связанные с направление работников в командировки является постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015). Именно в нем определены документы, которые должны быть оформлены при направлении работника в командировку.

Другой важный документ, который регулирует вопросы направления работников в командировку – локальный акт организации. В нем прописываются размеры суточных, фиксируются лимит расходов на проезд и проживание, формы и виды документов, которые оформляются убытие в командировку и возвращение из нее, состав дополнительных расходов, возмещаемых работнику.

В число обязательных документов, которыми работник «отчитывается» по возвращении из командировки не входят ни командировочное удостоверение, ни служебное задание, ни отчет о выполнении служебного задания, ни иные документы. Вопрос об обязательном оформлении этих или иных документов – прерогатива организации.

Ситуация 1. Работник направляется в командировку на личном транспорте

  • вправе ли организации учесть в расходах по налогу на прибыль или налогу при УСН фактические затраты на ГСМ или только в пределах норматива;
  • какой документ в последнем случае регламентирует норматив;
  • облагаются ли такие выплаты НДФЛ.

Решение

Работодатель, направляя работника в служебную командировку, обязан компенсировать ему расходы на командировки, в частности, на проезд к месту командировки и обратно (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ).

Согласно ст. 167 ТК, командировка – это и есть служебная поездка, можно говорить о тождественности этих понятий в ТК РФ. А вот НК РФ в целях отнесения затрат на расходы достаточно четко эти понятия разграничивает.

При выполнении работником служебных поездок, в т.ч. в место командирования, на личном автомобиле выплачивается компенсация за использование личного имущества в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). При этом размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора. Однако, в расходы по налогу на прибыль суммы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть включены в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. А вот затраты на ГСМ учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом чеки ККТ, акты, накладные, иные документы должны быть приложены к служебной записке.

Читать дальше  Сколько стоит дарственная на гараж у нотариуса

Совершенно законный вопрос: облагаются ли компенсации НДФЛ? Напомним, освобождаются от налогообложения все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (согласно п. 3 ст. 217 НК РФ). Глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления. При применении п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ.

Иными словами, размер компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ, должен определяться письменным соглашением сторон трудового договора. Такую позицию довели до налогоплательщиков и ведомства: письма ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@, Минфина России от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326, от 08 .08. 2012 г. № 03-04-06/9-228 (все документы доступны в СПС КонсультантПлюс).

Совет

Не забудьте закрепить в локальном акте организации саму возможность поездки в командировку на личном транспорте работника, сумму компенсации, а также правила подтверждения фактического количества дней нахождения в командировке и выплаты компенсации.

Ситуация 2. Оплата услуг такси командированному сотруднику

Решение

Примечательно, что перечень возмещаемых работнику командировочных расходов, указанный во всех нормативных актах, открыт. Основанием для включения или не включения в расходы по налогу на прибыль (налогу при УСН) тех или иных затрат является положение о командировках, установленное внутренним локальным актом организации или коллективным (трудовым договором).

Именно организация вправе определить условия включения в расходы оплату услуг такси командированному сотруднику. Например, это может быть удаленность аэропорта или вокзала, ранний или поздний приезд (убытие) в место командирования. В качестве документального подтверждения могут прилагаться к авансовому отчету чеки ККТ, товарный чек, служебная записка, которая обосновывает производственную необходимость оплаты услуг такси. Если все условия выполнены, то организация вправе включить затраты в расходы по налогу на прибыль на дату утверждения руководителем авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Что касается НДФЛ, суммы возмещения сотруднику командировочных расходов (их открытый перечень приведен в п. 3 ст. 217 НК РФ) также не подлежат налогообложению в пределах норм, установленных локальными актами организации. В том случае, если выплаты произведены сверх установленных норм, они облагаются НДФЛ на общих основаниях. При этом датой фактического получения дохода согласно пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Совет

Не забудьте, что налоговый агент обязан удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. И перечислить сумму исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (ст. 226 НК РФ).

Ситуация 3. Работник направляется за границу

Решение

Затраты организации по налогу на прибыль (или налогу при УСН) определяются исходя из истраченной суммы, которая подтверждается первичными документами на приобретение иностранной валюты. Дата осуществления командировочных расходов – это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Довольно часто работник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в силу того, что отсутствует первичный документ или он утерян. На такой случай пригодится рекомендация Минфина России, приведенная в письме от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059. Сумму расходов в валюте предлагается сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетной суммы (п. 10 ст. 272 НК РФ). Таким образом, если документ на покупку валюты отсутствует, организация пересчитывает произведенные работником затраты по курсу ЦБ РФ на дату, когда был выдан аванс. Но командировочные расходы, не упустите, учитываются на день утверждения авансового отчета.

Ситуация 4. Компания арендует квартиру для проживания командированных работников

Решение

Безусловно, расходы на проживание, включая арендные платежи за арендуемые квартиры, учитываются в составе командировочных расходов. Однако в новом письме Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-07/803 финансовое ведомство уточнило важный момент. Такие затраты организация вправе учитывать в расходах только в период проживания там командированных сотрудников. А вот плата за аренду квартиры за то время, когда помещение не используется для проживания в ней командированных сотрудников, не может быть учтена в составе командировочных расходов.

Читать дальше  Срок хранения видеозаписи с камер наблюдения

В Минфине подчеркнули, что такие расходы допускается подтверждать документами, косвенно свидетельствующими о факте пребывания работников в командировке (командировочное удостоверение, проездные документы, договор аренды жилого помещения и др.).

Ситуация 5. Выплата суточных за нахождение в командировке

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в пути и в месте командировки. При этом не имеет значения время убытия/ прибытия – важен день.

Например, если время отъезда в место командирования – 23 часа 55 мин., то этот день — первый командировочный день сотрудника, за него необходимо начислить и выплатить суточные. Если время возвращения из командировки – 00 часов 10 мин., то день прибытия – последний день командировки и за него также выплачиваются суточные.

Важно, что суточные фактически не нуждаются в документальном подтверждении. На это еще раз указал Минфин России в своем письме от 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711. Начисление суточных происходит, исходя из периода командировки, указанного в письменном приказе (распоряжении) руководителя. Во избежание ненужных споров с налоговой не лишним будет оформить справку бухгалтера с произведенными расчетами.

Суточные включаются в состав командировочных расходов по налогу на прибыль без ограничения по сумме, но в пределах, указанных в локальных актах организации. Для уменьшения налоговой базы на такие расходы необходим авансовый отчет (вместо командировочного удостоверения, которое с 8 января 2015 года перестало быть обязательным документом при направлении работника в командировку).

В общем случае суточные не облагаются НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ) в пределах установленных НК РФ сумм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Если организация производит выплаты сверх этих сумм, то они облагаются НДФЛ в общем порядке. При этом в справке 2-НДФЛ суммы выплаченных суточных в пределах норм, указанных в п. 3 ст. 217 НК РФ не отражаются, а в части, превышающей нормы, — отражаются с кодом дохода 4800 за тот месяц, в котором был утвержден авансовый отчет сотрудника по командировке.

Совет

Напомним, что НДС по расходам на командировки принимаются к вычету у организаций, применяющих общую систему налогообложения при соблюдении ряда условий:

  • командировочные расходы оплачены организацией или работником;
  • имеется правильно оформленный счет-фактура.

Однако и без счета-фактуры можно принять к вычету выделенный НДС в документах на проезд и проживание командированного работника. Документами, на основании которых организация вправе принять НДС к вычету, могут послужить (п. 7 ст. 171 НК РФ):

  • по расходам на проезд — проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси;
  • по расходам на проживание — бланк строгой отчетности.

Памятка работнику на случай командировки

До начала командировки

Подпишите в кадровой службе приказ о направлении в командировку. Там же получите служебное задание и командировочное удостоверение. Проверьте, чтобы все необходимые графы удостоверения были заполнены, в том числе отметка об убытии.
Получите в бухгалтерии аванс на командировочные расходы (суточные, деньги на проезд, оплату жилья и т. п.). Выдача аванса производится только при условии полного отчета по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег другим работникам запрещается.

Командировка за границу

Если вы командированы за границу, дополнительно получите в кадровой службе загранпаспорт с оформленной визой и медицинскую страховку.

При командировании в дальнее зарубежье получать командировочное удостоверение не нужно. При направлении в страны СНГ командировочное удостоверение получите в общем порядке.

Во время командировки

Все ваши расходы во время командировки должны быть подтверждены документами, неподтвержденные документами расходы возмещаться не будут. Не выбрасывайте никакие документы, даже если считаете, что они вам не понадобятся, – предоставьте решение этого вопроса бухгалтерии.

Читать дальше  Форма написания служебной записки руководителю

Документы, подтверждающие расходы на проезд. Сохраняйте все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки вы пользовались постельными принадлежностями, потребуйте документ, подтверждающий оплату этой услуги.

В качестве расходов на проезд вам могут быть возмещены:
стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) междугороднего сообщения;
расходы на оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Проезд городским пассажирским транспортом общего пользования по городу вы должны оплатить за счет суточных. Исключением является поездка на вокзал или в аэропорт, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы или общежития, не забудьте взять в регистратуре документы, подтверждающие стоимость проживания (счет на бланке строгой отчетности или счет-фактуру и чек ККМ). При этом проследите, чтобы в документах был выделен налог на добавленную стоимость. Например, если в гостиничном счете записано: «Итого: стоимость 11 800 руб., в том числе НДС», попросите записать: «Итого: стоимость 11 800 руб., в том числе НДС – 1800 руб.».
Прочие документы (акты произвольной формы, квитанции к приходным кассовым ордерам) не заменяют указанных документов.

Документы, подтверждающие цель командировки. Сохраняйте все документы, имеющие отношение к служебному заданию (например, проект договора, план семинара и т. п.).

Перед отъездом из принимающей организации не забудьте проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Проследите, чтобы эти отметки соответствовали дням проживания в гостинице и дням приезда и отъезда.

В принимающей организации

Находясь в организации, в которую вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений.
При возникновении проблем при выполнении служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения вопроса.

По окончании командировки

Поставьте в кадровой службе в командировочном удостоверении отметку о возвращении из командировки.

Заполните в служебном задании раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и подпишите его у непосредственного руководителя.

Оформите авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложите к нему все подтверждающие документы. Если вы не знаете, как заполнить ту или иную графу авансового отчета, проконсультируйтесь у работника бухгалтерии.

В течение __________ по возвращении из командировки передайте в бухгалтерию заполненные служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет, неизрасходованную сумму аванса, полученную на командировочные расходы. В случае перерасхода после обработки авансового отчета получите в бухгалтерии остаток суммы на возмещение расходов.

Оплата времени командировки

За рабочие дни в командировке (включая дни в пути) вам будет выплачена средняя зарплата за все рабочие дни недели по графику, установленному в месте постоянной работы. Поэтому зарплата, начисленная за месяц, в котором была командировка, будет отличаться от установленного оклада.

Выходные и праздники в командировке

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении из командировки вам не предоставляются. Исключение составляют случаи, когда в выходной или праздничный день вы по указанию руководителя работали. Тогда вы имеете право на двойную оплату или предоставление другого дня отдыха с одинарной оплатой за день работы в праздник или выходной.

Уважаемые работники! Пожалуйста, будьте внимательны. Проверяйте наличие необходимых документов перед отъездом в командировку. Сохраняйте все документы до составления авансового отчета после прибытия из командировки и вовремя отчитывайтесь о поездке. При возникновении вопросов обращайтесь к специалистам отдела кадров и бухгалтерии:
__________________________________________________________;
__________________________________________________________________.
———————————————-Линия отреза—————————————————————
Дополните настоящую памятку своими советами командируемому, если, на ваш взгляд, они будут ценны другим работникам, направляемым в командировку, и передайте их в отдел кадров.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

  • 23384878
    Размер файла: 391 kB Загрузок: 0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector