Чем обеспечивается юридическая сила документа

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240, от 30.12.2015 N 225)

Глава 2, п. 18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения — автора;

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица (часть третья п. 18 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-з Об электронном документе

Статья 11. Юридическая сила электронного документа

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется техническими нормативными правовыми актами в области технического нормирования и стандартизации и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.

Статья 10. Копии электронного документа и их удостоверениеКопии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющими право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности. Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.Статья 18. Электронные документы, содержащие информацию, распространение которой запрещено или ограниченоСодержанием электронных документов может быть информация, являющаяся государственной, служебной или коммерческой тайной, а также иная информация, распространение которой запрещено или ограничено. Правила использования и меры защиты такой информации устанавливаются законодательством Республики Беларусь. Государственные органы и юридические лица, их должностные лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, указанную в части первой настоящей статьи, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

8. Бланки документов: виды, требования к оформлению, особенности разработки и использования.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240, от 30.12.2015 N 225)

Согласно п. 21 Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянной информацией являются реквизиты организации (ее название, адрес, телефоны, банковский счет и пр.), а переменная информация — это основной текст документа, его основное содержание.

Если документ (например, письмо) получается очень объемным, то на бланках изготавливается только первая страница документа, а для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Бланки разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее — СТБ 6.38-2004).

Они бывают двух видов:

· бланк для письма;

· общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). При этом в Инструкции подчеркивается, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Согласно п. 24 Инструкции при разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4(210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих небольшой текст, не более 5–7 строк.

Пункт 25 Инструкции уточняет постоянную информацию на бланке письма, это реквизиты:

· Государственный герб Республики Беларусь (для государственных организаций);

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование вышестоящей организации;

· наименование структурного подразделения;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные (адреса, телефоны) и коммерческие (банковские) данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:

· ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

Что касается реквизитов, которые наносятся на общий бланк, то их перечень будет следующим:

· Государственный герб Республики Беларусь (для государственных организаций);

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование вышестоящей организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Пунктом 27 Инструкции установлено, что бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Следует иметь в виду, что при необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

Читать дальше  Протокол выбора старшего по подъезду образец

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Установлено, что бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции.

Согласно п. 31 Инструкции особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются отдельными актами законодательства Республики Беларусь. Но поскольку наш «ликбез» предназначен в большей степени для организаций частной формы собственности, мы лишь подчеркнем, что Государственный герб страны используется на бланках государственных органов и организаций, и более подробно останавливаться на этой теме не будем.

Если документ изготавливается не на бланке, а на чистом листе бумаги, в левой верхней части первого листа документа проставляется угловой штамп.Допускается изготавливать угловой штамп трех видов:

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Пунктом 34 Инструкции установлено, что размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

9. Особенности и порядок подготовки проектов НПА.

Закон Республики Беларусь 10 января 2000 г. № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь

Особенности порядка подготовки проектов различных видов нормативных правовых актов, технико-юридические требования к их оформлению, а также иные вопросы, не урегулированные настоящим Законом, определяются Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, разрабатываемыми Национальным центром законодательства и правовых исследований Республики Беларусь совместно с Министерством юстиции Республики Беларусь и утверждаемыми Президентом Республики Беларусь.

Статья 47. Порядок подготовки проекта нормативного правового акта

Подготовка проекта нормативного правового акта может включать:

рассмотрение нормотворческого предложения и принятие решения по подготовке проекта;

организационно-техническое и финансовое обеспечение его подготовки;

сбор необходимых материалов и информации;

разработку концепции проекта;

составление текста проекта;

проведение юридической и иных необходимых экспертиз.

Нормотворческий орган может осуществлять подготовку проекта нормативного правового акта самостоятельно либо поручить иному субъекту нормотворческой инициативы по вопросам, относящимся к его компетенции, заказать ее Национальному центру законодательства и правовых исследований Республики Беларусь, а также в установленном порядке привлечь к подготовке проекта соответствующих специалистов из иных организаций, в первую очередь государственных, поручить специально создаваемым для этого временным комиссиям или рабочим группам.

Подготовка проекта нормативного правового акта осуществляется с обязательным участием юридической службы соответствующего государственного органа (организации).

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, возможно создание первичных документов на машиночитаемых носителях информации. При этом обязательно должны быть соблюдены требования положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, общеотраслевых руководящих" указаний о придании юридической силы документам на магнитных бумажных носителях, создаваемых средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных документов. [c.377]

Юридическую силу документ приобретает при наличии в нем не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление. [c.105]

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой формы представления информации — электронных документов на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе. [c.46]

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером. [c.86]

В соответствии с принятыми едиными формами документов в книге подробно рассмотрены вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов. [c.731]

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. [c.10]

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления (ГОСТ Р 51141-98). [c.5]

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). [c.8]

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом. [c.16]

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА — свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты подписи печати и грифа утверждения (в необходимых случаях) нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами). [c.377]

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа (имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно-распорядительных документов зафиксированы в ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (их всего 29), но и зоны и последовательность их размещения на документе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране. [c.54]

Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в документе. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи. [c.65]

Особенность анализа документопотоков — включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов. Приведем маршрутно-технологическую карту подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов. [c.166]

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. [c.14]

Читать дальше  Нормы тишины в многоквартирном доме в москве

Что понимается под юридической силой документа [c.20]

В 262 Общего учреждения министерств впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму . [c.35]

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога за перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога за или сокращения зам , врио недопустимо.1 [c.81]

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения 1. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. [c.240]

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма, однако при написании деловых писем считаются допустимыми некоторые вольности , например в расположении фрагментов заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа. [c.44]

Жизнь любого человека и общности связана, а зачастую определяется документами. Документ позволяет закрепить передаваемые вам или получаемые от вас имущественные, финансовые права, закрепить за вами или лишить вас гражданских прав, фиксировать обязательства, удостоверять, подтверждать полномочия, права на получение услуг. В современном бизнесе не следует верить на слово. Любая сделка должна быть зафиксирована в грамотно составленном, имеющим юридическую силу документе, чтобы вы могли защитить ваши попранные права в арбитражных и судебных инстанциях. [c.70]

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. [c.37]

Установление необходимой юридической силы документов. [c.47]

Формы конкретных управленческих документов многими министерствами и ведомствами, ответственными за их создание, издаются в виде бланков с трафаретным текстом. Эти бланки отражают требуемую юридическую силу документов. В них указывается наименование организации, составившей документ, предусматривается место для даты, должности лиц, подписывающих документ и печати. Большинство правил, придающих управленческим документам необходимую юридическую силу, сложилось за длительный период практики, и их исполнение не вызывает затруднений при традиционных методах работы (обязательная подпись документов, подготовка писем на бланке или на листе бумаги с оттиском резинового штампа, регистрация документа и т. д.). [c.47]

Следует ожидать, что широкое внедрение средств механизации и автоматизации приведет к тому, что получат признание факсимильные подписи, указание подписи на документах при помощи перфорации или кодовых обозначений, и будут решены другие вопросы придания юридической силы документам, подготавливаемым с помощью средств организационной и вычислительной техники. Применение единых правил изготовления и оформления документов. Опыт многих поколений накопил рациональные правила изготовления и оформления документов. Многие из этих правил повсеместно выполняются, не будучи записанными в какие-либо нормативные документы. Наиболее часто применяемые правила оформления и, в первую очередь, организационно-распорядительных документов, включены б государственные стандарты и методические указания по их внедрению. ГОСТ 6.14.1—75 на финансовые и бухгалтерские документы указывает, что правила оформления документов определяются инструкциями или организационно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств. Правила изготовления и оформления документов включают также стандарты на системы документации, не входящие в круг управленческих документов. Наиболее подробно разработаны эти правила в государственной системе стандартизации (ГОСТ 1.5—68). Имеются правила оформления текстовых документов конструкторской документации, тех- [c.48]

Точность и ясность изложения в документах. Краткость документа, естественно, не самоцель мысль должна быть выражена не только кратко, но и точно. Точность в документах — это их другая сущность. Юридическая сила документов стоит в прямой связи с точностью отражения в них фактов объективной действительности. Точными же могут быть в первую очередь краткие документы, в которых используются наиболее точные слова и предложения. Так краткость и точность сливаются в единое взаимообусловленное требование. [c.44]

Юридическая обязанность 218 Юридическая ответственность за экологические правонарушения 218 Юридическая сила документа 218 Юридические факты 218 Юридический адрес 218 Юридическое лицо 218 Юрисконсульт 218 [c.232]

Подготовленные на машинных носителях документы должны соответствовать ГОСТу 6.10.4—84 Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники . [c.106]

Подготовкой дел к рассмотрению ( докладу ) занимались столы, или повытья дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Если думные дьяки вносили коррективы в подготовленный проект, то после вынесения решения дьяк чернил документ, т. е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий справлял , т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — справой , подтверждая соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после приписи (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, — своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. [c.8]

Важное значение имеет соблюдение государственного стандарта 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения . Этим стандартом, в частности, подтвержден единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации. [c.178]

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова документ (do umentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием юридическая сила документа . [c.14]

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны [c.14]

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии1. [c.16]

Читать дальше  Цель кредита для юридических лиц что написать

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялсяподписью ( справой ) подьячего, которая означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после приписи дьяка. После чего документ отправляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа). [c.23]

Внедрение в управление средств вычислительной техники привело к необходимости придать юридическую силу документам на машинописном носителе, поэтому был разработан и внедрен ГОСТ 6.10.4—84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники . [c.44]

Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен. Например, в инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью инфор- [c.186]

ЛЕГАЛИЗАЦИЯ (от лат. legalis — законный) — подтверждение подлинности и юридической силы документа, выданного в другом государстве. [c.258]

Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84 [c.192]

Каталог научных материалов

Юридической силой документа является «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Документ имеет юридическую силу при наличии определенного набора реквизитов (обязательных элементов оформления официальных документов), например, даты, подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам). В частности, эти требования к оформлению организационно-распорядительных документов определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003.

Автор документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ». Авторство является важнейшим признаком документа. Также важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта – это дата события, для протокола – дата заседания (принятия решения). Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Индексы должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя организации.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица. Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

Гриф утверждения – это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов. Печать также является юридически значимым реквизитом, так как ряд документов (например, учредительные документы, документы финансового содержания и др.) получают юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Рассматривая юридическую силу документированной информации, следует отметить, что не только подлинник документа обладает ею, но и в определенных случаях копии документа. Копия документа – это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу, который обычно выдаётся при утрате подлинника тем же учреждением, где он был создан. Также бывает заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (реквизит «отметка о заверении копии», нотариальное заверение).

Для создания организационно-распорядительных документов достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

– положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

– документ должен быть издан должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (полномочия могут быть отражены в приказах, доверенностях, должностных инструкциях, подписанных или утвержденных руководителем);

– оформление реквизитов документа должно соответствовать принятым нормам.

Если говорить о юридической силе электронных документов, то в первую очередь стоит проблема признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности. Проблема электронных технологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Неопределенность в законодательстве, нормативно-правовой регламентации работы с электронными документами приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники в нашей стране, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». На сегодняшний день единственным технически возможным способом придания доказательности электронному документу является использование электронной подписи. Федеральный Закон от 10.01.2002 № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ЭЦП) регламентирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронном документе, при соблюдении которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Также имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.

  1. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». – Главархив СССР.
  2. Федеральный Закон от 10.01.2002 №1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
  3. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД – Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Госстандарт России, 2003.
  4. Дегтярев В.А.. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия. – М.: Высшая школа, 1999.
  5. Косовец А.А. Правовое регулирование электронного документооборота // Вестн. Моск. ун-та. – Сер. 11. – 1997. – № 4.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector